Plan International UK and Wood for Trees onderdeel van de Salocin group
Het inzetten van de software van Apteco om een platform te creëren om conversie ratio’s te verbeteren en efficiënter dataselecties te maken
Achtergrond
Plan International UK is een wereldwijde kinderhulporganisatie die streeft naar een gelijke wereld. Een wereld waarin elk kind zijn volledige potentieel kan benutten en elk meisje haar eigen toekomst kan kiezen. Armoede, geweld en discriminatie belemmeren nog steeds miljoenen kinderen over de hele wereld, en vaak zijn meisjes hier het hardst door getroffen. Plan International UK zet zich in meer dan 80 landen in om een toekomst te bouwen waarin elk kind veilig is en onderwijs kan krijgen. Een wereld waar alle meisjes vrij zijn van geweld, zeggenschap hebben over hun eigen lichaam, hun rechten kennen en hun stem kunnen laten horen.
De uitdaging
Plan International UK werkte samen met Wood for Trees om een aantrekkelijke journey van welkomstmails te ontwikkelen voor nieuwe donateurs die zich aanmelden voor een nieuwe campagne. Plan International UK is zich ervan bewust dat het essentieel is om nieuw geworven vrijwilligers en donateurs van meet af aan te betrekken. Daarom werd Wood for Trees gevraagd een strategie te ontwikkelen gericht op drie centrale thema’s: Denken, Voelen en Doen. Het doel was om te zorgen dat de donateurs zich kunnen identificeren met de waarden van Plan International UK, hen te informeren over hun werk en hen te inspireren om in actie te komen.
De grootste uitdaging was dat er geen volledig beeld van de donateursgroep bestond. De data van vrijwilligers en donateurs was namelijk in verschillende databases opgeslagen. Dit betekende dat er veel tijdrovende, handmatige data-exporten nodig waren wilde men deze groep benaderen. Hierdoor was er geen gepersonaliseerd welkomst journey voor donateurs die een actie kwamen voor Plan International UK, wat resulteerde in donateurs die afhaakten, geen herhaaldonaties deden en geen connectie voelden met het goede doel.
Bekijk de complete klantcase
Bekijk onze video waarin de volledige impact van Apteco marketing software op Plan International UK wordt behandeld, gepresenteerd door Laura Humphries en Nick Cook.
De Apteco Oplossing
Aangezien Plan International UK geen bestaande welkomst journey had, werden er workshops georganiseerd met gebruikers om de benodigde opzet en benchmarks te definiëren. De uitkomst was een welkomst journey bestaande uit negen e-mails die elk een op vooraf bepaald aantal dagen na een eerste actie van een donateur worden verstuurd. Deze “datum eerste actie” gaat vervolgens naar het CRM-systeem van Plan International UK en werd de volgende dag gebruikt in Apteco PeopleStage voor de welkomst journey. De resultaten van deze nieuwe journey zijn verzameld in Apteco en met behulp van de rapportage uit PeopleStage, analyses in FastStats gepresenteerd in dashboards van Orbit. Op basis van de inzichten uit deze data werd de journey geoptimaliseerd.
Om het selecteren van juiste donateurs te automatiseren, moest Plan International UK het aantal dagen sinds de eerste actie voor elke donateur weten. Hiervoor werd het donateursprofiel verrijkt met een variabel “datum eerste actie” die ze berekenden met de "On the Fly Aggregations" functie in Apteco. Met behulp van deze variabel kan men voortaan eenvoudig en geautomatiseerd de juiste donateurs selecteren. Wood for Trees introduceerde tevens een innovatief "Global Skip"-mechanisme, een nieuwe variabel die ook door Apteco wordt berekend voor iedere donateur. Met dit kenmerk kunnen bepaalde e-mails worden overgeslagen, waardoor Plan International UK nu flexibeler is in het versturen van content.
De resultaten van de welkomst journey zijn sinds de start opmerkelijk te noemen. Maar liefst 13% van de deelnemers raakte intensief betrokken en ondernam binnen 6-12 maanden meerdere acties. De journey heeft het aantal actieve vrijwilligers significant doen toenemen: 56% van de donateurs organiseerde in het afgelopen jaar een actie. 21% van de donateurs die meerdere acties organiseerde nam ook deel aan de welkomst journey voor vrijwilligers.
Het succes van het programma is te danken aan het nurturen van de betrokken vrijwilligers. Dit blijkt uit het hoge aantal donateurs dat meerdere acties organiseert, zoals brieven schrijven naar parlementariërs en deelnemen aan campagnes. De betrokkenheid is eveneens indrukwekkend met open rates van meer dan 30% en een uitschrijvingspercentage van minder dan 2%. Deze statistieken wijzen op een sterke betrokkenheid onder nieuwe Vrijwilligers.
De welkomst journey heeft niet alleen geleid tot een hogere betrokkenheid. De groep met actieve vrijwilligers is ook vergroot. De journey stimuleert het organiseren van zinvolle acties en draagt bij aan de uitdragen van de missie van Plan International UK. De welkomst journey zal Plan International UK ook gaan helpen bij het opbouwen van een community van toegewijde donateurs. Personen die zich identificeren met hun waarden en klaar zijn om een verschil te maken in het leven van meisjes wereldwijd.
Apteco Faststats en Orbit hebben de manier waarop Plan International UK haar data kan benaderen en inzichten kan verkrijgen revolutionair veranderd. Door PeopleStage toe te voegen aan onze toolbox, zijn ook onze geautomatiseerde journeys getransformeerd. Hierdoor hebben we de beleving van de donateurs kunnen verbeteren. Wood for Trees en Apteco zijn fantastische partners geweest in alle fasen van de implementatie.
Laura Humphries, Senior Database Marketing and Insight Manager, Plan International UK
Laura Humphries, Senior Database Marketing and Insight Manager, Plan International UK
Impact op de organisatie
Dankzij het ontwerpen en implementeren van hun eerste welkomst journey met behulp van de software van Apteco, heeft Plan International UK de ware kracht van de software waarin ze hebben geïnvesteerd ervaren. Dit blijkt duidelijk uit de resultaten die met deze journey zijn behaald.
De welkomst journey heeft geleid tot een significante toename van het aantal actieve vrijwilligers. Maar liefst 56% van de donateurs die in het afgelopen jaar aan een campagne hebben deelgenomen, heeft ook deelgenomen aan de journey.
Door het implementeren van deze welkomst journey is er nu een benchmark voor toekomstige donateur journeys. Dit biedt de mogelijkheid om te optimaliseren en testen, met het doel om de conversieratio’s en betrokkenheid van donateurs verder te verhogen.
Door de snelle en efficiënte data selecties in FastStats is het mogelijk om op het juiste moment naar de juiste persoon gepersonaliseerde boodschappen te versturen met PeopleStage.
21% van alle donateurs die in de afgelopen 12 maanden meerdere acties hebben ondernomen, heeft deelgenomen aan de welkomst journey voor donateurs.
De kracht van Apteco heeft ons in staat gesteld snel een eenvoudige maar complexe multi-stage journey bouwen. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van de vele functionaliteiten in Apteco, van expressies tot doelgroep segmentatie. Deze journey levert nu al resultaat op voor Plan International UK.
Nick Cook, Principal Solutions Consultant, Wood for Trees part of the Salocin group
Nick Cook, Principal Solutions Consultant, Wood for Trees part of the Salocin group