Teenage Cancer Trust en Wood for Trees
Een geheel vernieuwd communicatieplan en een op donateurs gerichte aanpak voor fondsenwervers
Achtergrond
Elke dag horen zeven jongeren tussen de 13 en 24 jaar de woorden: je hebt kanker. Vanaf dat moment verandert hun hele wereld. Kanker vernietigt niet alleen de gezondheid van jonge mensen, het dreigt ook alles weg te nemen waar ze om geven - hun identiteit, hun onafhankelijkheid en hun dromen.
Teenage Cancer Trust (TCT) financiert niet alleen gespecialiseerde verpleegkundigen en ziekenhuisafdelingen binnen de NHS om de allerbeste klinische zorg te bieden, ze doet er ook alles aan om te zorgen dat kanker jonge mensen er niet van weerhoudt hun normale leven te blijven leiden, zowel tijdens als na de behandeling. Het is het enige Britse goede doel dat is toegewijd aan deze essentiële behoefte.
De uitdaging
Een belangrijk deel van het fondsenwervingsprogramma krijgt haar inkomsten uit evenementen met veel deelnemers. Sinds 2019 hebben 1.500 actievoerders hun eigen sponsorevenement geregistreerd en kiezen ervoor om zo geld in te zamelen voor de Teenage Cancer Trust. De communicatiedoelstelling van de TCT is dat elke deelnemer, afhankelijk van de tijd tussen de registratie en het evenement, maximaal negen e-mails ontvangt met gepersonaliseerde en dynamische content.
Bekijk het volledige klantenverhaal
Bekijk onze video over de volledige impact van de Apteco software op de Teenage Cancer Trust, gepresenteerd door Harriet Durban van Teenage Cancer Trust en Nick Cook van Wood for Trees.
De Apteco-oplossing
Het coördineren van het proces met betrekking tot de communicatie rondom een evenement bestond voorheen uit het handmatig downloaden van deelnemerslijsten uit een database en het creëren van een mail merge in Outlook. Dit was tijdrovend en beperkt voor wat betreft het maken van gepersonaliseerde berichten en de mogelijkheid om consistente ondersteuning te bieden, de impact op het team was aanzienlijk. In het verleden ontvingen geregistreerde deelnemers een welkom, succes en goed gedaan e-mail, dit oude handmatige proces nam elke week twee volle dagen in beslag. Het handmatig uitvoeren van de nieuwe journey met negen e-mails zou gelijk zijn aan een fulltime baan. Met behulp van de software van Apteco is dit proces nu volledig geautomatiseerd, gestroomlijnd en toegankelijk voor iedereen. De Teenage Cancer trust heeft nu meer tijd, middelen en mogelijkheden om zich te richten op het ontwikkelen en uitvoeren van bredere strategieën. Deze op donateurs-gerichte aanpak ontzorgt de fondsenwervers, en leidt daarnaast tot een hogere merkbekendheid, retentie en betrokkenheid van de donateurs.
Het oude handmatige proces met betrekking tot de oorspronkelijke driestaps e-mail journey en het laden van de database met e-mailcontacten kostte een medewerker tijdens het hoogseizoen van evenementen twee volle dagen per week. Het handmatig verwerken van de e-mails in de nieuwe journey, die bestaat uit een maximum van negen gepersonaliseerde e-mails met dynamische content en die per deelnemer afhankelijk is van zijn sponsorevenement, zou gelijk zijn aan een fulltime baan. Maar dankzij de kracht van de Apteco software en de expertise van Wood for Trees heeft de Teenage Cancer Trust nu een volledig geautomatiseerd en gestroomlijnd e-mailproces dat toegankelijk is voor alle gebruikers. Op basis hiervan zijn en zullen medewerkers continue bijgeschoold worden om vanuit de data samen te werken en data-analyses om te zetten in datagedreven acties.
Donateurs ontvangen nu vaker gepersonaliseerde, relevante, op maat gemaakte, hoogwaardige e-mail content, met als doel de betrokkenheid bij de e-mail en daarmee het goede doel als geheel te vergroten. Hierdoor zullen uiteindelijk de inkomsten uit fondsenwerving en de ROI toenemen. In het eerste jaar wordt uitgegaan van een stijging van de 'eigen' inkomsten met 200 to 300 duizend pond. Bovendien is de verwachting dat er meer pagina's voor fondsenwervingsevenementen zullen worden aangemaakt nu er call to actions in e-mails zijn opgenomen. Dit zal waarschijnlijk niet alleen de inkomsten uit fondsenwerving verhogen, maar ook de manier waarop geworven fondsen worden verwerkt verbeteren. Veel deelnemers aan evenementen maken het geld dat zij hebben ingezameld via een directe boeking over. Het afvinken van de deelnemers, evenementen en fondsen met honderden transacties vormde een extra belasting voor de teams van het goede doel. De afgelopen drie jaar zijn er 1.500 evenementen geboekt en dat aantal zal dankzij de verbeteringen alleen maar toenemen.
We hebben gemerkt dat het gebruik van Apteco FastStats en PeopleStage een groot voordeel is voor onze organisatie. Ze geven gemakkelijk toegang tot onze CRM data waardoor we snel en gedetailleerd dataselecties kunnen maken, terwijl ze ook een veel uitgebreider platform voor analyse en donateurjourneys bieden dan ons CRM-systeem.
Rachel Thomas, Head of Mass Participation, Teenage Cancer Trust
Rachel Thomas, Head of Mass Participation, Teenage Cancer Trust
De impact op de organisatie
Het goede doel heeft nu meer tijd, middelen en mogelijkheden om zich te richten op het ontwikkelen en uitvoeren bredere strategieën, zowel operationeel als financieel. Met de nu beschikbare oplossingen om analyses door de tijd te volgen, kunnen benchmarks worden vastgesteld en op basis daarvan strategische KPI's en lange termijn doelstellingen. Uiteindelijk leidt dit tot een donateursgerichte aanpak door de coördinatoren binnen de Teenage Cancer Trust. Met als doel een geweldige ervaring af te leveren voor haar fondsenwervers; hun journeys te personaliseren en af te stemmen op hun behoeften. Dit moet gaan leiden tot een hogere merkbekendheid en donateurs zullen beter behouden blijven en meer betrokken raken wanneer op de lange termijn meer journeys volgens dit model worden toegevoegd.
Donateurs ontvangen nu vaker relevante gepersonaliseerde e-mail met een consistente boodschap.
De teams binnen het goede doel zijn bijgeschoold in het omzetten van data-analyses naar datagedreven acties.
Een verwachte toename van 200-300 duizend pond aan 'eigen' inkomsten in het eerste jaar als gevolg van een algehele toename van de betrokkenheid bij het goede doel.
Het leveren van een geweldig ervaring voor fondsenwervers door hun journey te personaliseren en af te stemmen op hun behoeften met effectieve communicatie.
De Apteco marketing software heeft ons in staat gesteld om een zeer gedetailleerd en op maat gemaakt journey te leveren door gebruik te maken van verschillende mogelijkheden in de software, van de expressions in FastStats tot de PeopleStage’s journey management functionaliteit. Dankzij het gebruiksgemak van de software was dit alles mogelijk in zeer korte tijd.
Nick Cook, Senior Solutions Consultant, Wood for Trees
Nick Cook, Senior Solutions Consultant, Wood for Trees